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クレーム内容の把握は質問力で|オープン質問とクローズド質問

オープン質問とクローズド質問説明画像

クレーム解決に必須な「質問力」

クレームを正しく解決するためには、クレームの内容を情報収集し、現状をしっかり把握することが必要だ。

提起であるクレームは、納得のいく解決策を提示するためにも、あいまいなことを明確にすることは必須である。

ただ、質問はともすると尋問や詰問に聞こえ、回答を混乱させたり、イライラさせてしまう弊害もある。

「クッション言葉+依頼型」の質問話法で、相手に不快感を与えないよう注意をしたい。

質問の仕方はいろいろあるが、代表的なものに「オープン質問」と「クローズド質問」がある。

 

オープン質問

「オープン質問」とは、お客様に自由に話しをさせる質問のテクニックだ。

その場合、お客様はストレスを感じることなく、自由に自分の思いを話せ、こちらも相手の本音を引き出しやすいメリットがある。

しかし一方で、話が飛びやすく本題とずれることもある。

そのため内容を把握し、解決するまで時間がかかってしまうデメリットがあり、論点がずれないよう会話をコントロールする力も必要になる。

 

クローズド質問

「クローズド質問」は、お客様が「YES」「NO」や「右」「左」など、端的な一言で答えられるように最初から内容を限定し、質問するテクニックだ。

この場合、相手は質問から受ける負担が少なくなる。

そのため、高齢者や口数の少ないタイプのお客様と話すときに使用すると良い。

要点だけを絞って質問できるため、時間をかけずに必要な情報を引き出せるメリットはあるが、話しの主導がこちらにあるため、本音が分かり難いデメリットもある。

お客様のタイプや状況に応じ、この2つの質問方法を使い分ければ、スムーズな解決ができるようになる。

ここで、「オープン質問」と「クローズド質問」の例をあげる。

 

オープン質問の例

お客様
「先月お宅で買ったばかりなのに、カメラの調子が悪いんだよ。」
担当者
「カメラの調子がおかしいということですね。恐れいりますがどのような状態か詳しくお聞かせ頂けませんでしょうか」
お客様
「シャッターを押しても写真が撮れていないんだよ。」
担当者
「それはご迷惑をおかけし申し訳ございません。恐れ入りますが、お買い上げ頂いたカメラはどれくらいお使い頂きましたでしょうか」
お客様
「まだ30枚くらいしか撮ってないんだよ。昨日はまだ大丈夫だったのにな。」

 

クローズド質問

お客様
「先月お宅で買ったばかりなのに、カメラの調子が悪いんだよ。」
担当者
「カメラの調子がおかしいということですね。電源は入りますでしょうか」
お客様
「はい」
担当者
「では、シャッターボタンを押しても写真が撮れないという事ですね」
お客様
「はい」
担当者
「それはご迷惑おかけし申し訳ございません。お買い求め頂いた当初からそのような状態でしたか」
お客様
「いいえ」
担当者
「では最近のことなのですね」
お客様
「はい」
古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:日経流通新聞 連載記事:クレームを宝に変える