対面クレーム応対のヒント｜見た目の印象をよくするテクニック

対面クレームのポイント

お客様が直接来店し、クレームを言うことも多い。

また、電話では埒が明かず、訪問することも多い。

ここでは「見た目の印象」「身だしなみ」「表情」「身のこなし」「お辞儀」「外見」が大きくかかわる。

お客様がクレームを言うときは、来店した瞬間からすでにメッセージを発している。

お客様の身振り手振りから、その心情をすばやく察知できるように心の準備と応対スキルのトレーニングをしておきたい。

クレーム時は、平身低頭で「大変申し訳なかった」との気持ちを身体全体で表現したい。

具体的な表現方法

アイコンタクト

クレームに強くなる演出力で最も大切なのは目の使い方だ。

クレーム時に目をそらしたり、凝視しすぎたり、定まらない視線ではいけない。

必要以上に下を向き、相手の目を一切見なければ、お客様は理不尽な要求を強行に言いやすくなる。

解決策をお客様に了承してもらうためにも、目使いでの説得力が重要になる。

立ち位置

接客の基本姿勢は正対だが、正対は心理的に対立・威圧の位置関係で、交戦状態になりやすいものである。

窓口では難しい場合もあるが、お客様の正面から少し横にずれ、ビジネス距離(100cm程度)を取り、相手に威圧感を与えない工夫をしたい。

話を伺う時の姿勢は10度ほど前傾させ、「伺っている」ことを身体で表現する。

表情

日本人は表情筋をあまり使っていないといわれるが、人の印象は表情により大きく変化する。

笑顔は人の心を和ませるが、クレーム応対時では人を不快にさせてしまうことはいうまでもない。

無表情な顔は相手に冷たい印象を与える。

困りきった表情は頼りない心証を与え、不信感へと導く。

自分の表情は日頃から意識してチェックをしたい。

身振りや態度

身振りや態度は、相手に対する強力なメッセージになることがある。

何気ない癖やしぐさから、心の持ち方や内面を推測して、「こういう人だ」とその人の印象を決定されてしまうことが多い。

しぐさにはその人の心が表れるものだ。

ミラー現象といいこちらの出した行動が相手の行動を抑制したり、反発、好感などを与えることもある。

自分の癖がどんな印象を与えるのか振り返ってみたい。

姿勢とお辞儀

いばった態度、卑屈、投げやりな態度に見られないように注意をしたい。

姿勢を伸ばし、かかとをしっかり床につけ、体重を両足に均等に分け、体を揺らさないようにする。

椅子に腰掛ける際にも、迅速な行動がとれるよう浅く腰をかけ背もたれにもたれないようにする。

お辞儀は最敬礼の45度で対応する。