マネジメントサポートグループ

遅刻・早退・欠勤のビジネスマナー|上司への伝え方

遅刻・早退・欠勤

あなたが働く時間は、会社によって厳密に管理されています。

周りの人との信頼関係を築くためにも、ビジネスパーソンとしての常識「出退勤(遅刻・早退・欠勤)のルール」を必ず守りましょう。

 

ビジネスパーソンに求められる3つの管理

遅刻や早退、欠勤はないに越したことはありません。

そのためには日頃から自分自身の管理が必要です。

具体的には「時間管理」「健康管理」「自己管理」の3つが重要です。

時間管理

時間を正確に読み、常に余裕をもって行動しましょう。

 

健康管理

体調不良で突然会社を休むことがないように十分健康に留意します。

 

自己管理

二日酔いや朝寝坊は厳禁です。毎日の生活を規則正しくしましょう。

ビジネスパーソンに求められる3つの管理説明画像

 

遅刻・早退・欠勤にもマナーはある

自己管理をしていても、やむを得ない事情で遅刻や早退、欠勤をしなければならない可能性は誰にでもあります。

万が一の場合にも、社内、社外とも迷惑のかからないように、最善の対応をするのがビジネスマナーです。

急な病気やケガなどが理由の場合でなければ、遅刻、早退、欠勤は事前に会社への届けが必要になります。

会社によってフォームや提出方法は違いますが、それぞれの会社のルールに従って、できるだけ早めに提出し、関係者に周知しておきます。

 

遅刻のマナー

始業時間に遅刻してしまいそうな時(社内の場合)

始業10分前までに会社に連絡する

電話で上司あるいは然るべき人に直接伝えるのがベストですが、やむを得ない場合は先にメールを入れておくのもあり。

どれくらい遅れるか、できる限り正確な時間を告げる

もし電車の事故などで時間が読めない場合は、しっかりとその旨を伝え、到着予定時間が分かった時点でまた連絡を入れる。

朝一番で仕事の予定があれば、先輩や同僚に引継ぎをお願いする

こんな場合に備えて、日頃から先輩や同僚との関係を大切にしておきましょう。

遅刻の理由は正直に言うべき

「寝坊してしまった」なんて正直に言ったら怒られるかもしれませんが、作り話や嘘はばれるもの。そんなときは潔く怒られる覚悟で正直に報告。次回から気をつけることが大切です。

 

外出先からの帰社が遅れるとき

予定帰社時間が遅れるとわかった時点ですぐに連絡

あなたのスケジュールはあなただけのものではありません。あなたの予定帰社時間に合わせて打合せをしようと思っている上司、部下もいるかもしれません。面倒でもマメに連絡を入れよう。

 

帰社が遅れるとき説明画像

 

通勤電車が遅延、缶詰状態、電話もできないときのメールサンプル

通勤途中で電車が止まり缶詰状態の不可抗力の場合、携帯メールでしか連絡が取れないこともありえます。

そんな場合でも要点を押さえて、情報が正確に伝わるような文面を心がけましょう。

このような緊急事態に備えて、上司や頼りになる先輩や同僚のメルアドを携帯電話に登録しておくことをおすすめします。

電話ができる状態になったら、必ず会社に電話も入れましょう。

 

通勤電車が遅延時のメールサンプル説明画像

 

欠勤のマナー

体調不良など、当日連絡する場合

始業10分前までに上司に電話で連絡

上司が離席中ならひとまず同僚などに伝えてもらい、少し時間が経ってから改めて上司に連絡を。「休みます」と言い切るのではなく、お伺いを立てるかたちで伝えます。「風邪で体調を崩しまして、大変申し訳ありませんが、本日は休ませていただけないでしょうか」。また、メールでの連絡ではなく、直接電話で伝えます。

緊急の業務について引き継ぎをする

その日の予定を伝え、急ぎの仕事がある場合には、誰かに代わってもらうか、日程をずらすなどの対応を相談します。取引先との打ち合わせが予定されていた場合は先方へも連絡します。

欠勤明けには上司・同僚にお詫びとお礼を

後日出社したら、「ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんでした」「□□社の○○の件へ対応してくださり、ありがとうございました」など、上司や同僚などに必ずお詫びとお礼の言葉を伝えましょう。

 

法事や結婚式、旅行など休みたい日が決まっている場合

なるべく早く上司に相談して、休暇届けを提出・了承をもらう

休む日程が決まったら、上司に相談して、休暇届けを提出します。各社それぞれの様式があるので、それに従って記入・提出します。

仕事に支障がないように調整する

休み中、自分がいなくても仕事が滞らないように、上司や同僚と仕事の内容を確認しておきます。

休み明けにはお礼を

休み明けには上司や同僚に一言お礼を。旅行に行った場合はお土産などの心遣いも大切です。

 

早退のマナー

●体調が悪くなったり、家からの連絡などで急に早退する必要がある場合、まずは上司に理由を述べ、許可を得ます。

●急ぎの仕事がある場合は、同僚や上司に引き継いでもらいます。

●翌日出社したら、上司や同僚にお詫びとお礼を言うのは常識です。

●事前にわかっている場合は、あらかじめ早退届を提出し、上司の許可を得ておきます。

 

にゃんこ先生の一言アドバイス!

万が一の場合に備えて、通勤ルートは複数用意しておきたいものです。

いつもの路線が止まった場合、他の路線での会社までのルートがわかっていると慌てずに済みます。

また、自分が使っている路線の遅延情報サイトなどをスマートフォンに登録しておくと便利です。

(by にゃんこ先生)

にゃんこ先生画像

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「古谷はるこ@女社長のビジネス」センス

 

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本