ビジネス文書の基本的な書き方とマナー｜段落や挨拶をビジネスメールにも応用

仕事を円滑に進めるために欠かせないビジネス文書。

慣れないうちは時間がかかるかもしれませんが、文書の目的と書式を覚えてしまえば、スムーズに作成できるようになります。

ビジネス文書のタイプは3種類

社内文書

報告書、議事録、計画書、稟議書、申請書、通達など、社内での伝達を確実に行うためのもの。

社外文書

請求書など、お客様との取引を円滑に行うためのもの。

社交文書

あいさつ状、お礼状、見舞状、招待状など、社外の人に向けてお祝いやお悔やみの気持ちを伝えるためのもの。

社内文書の例

社内文書を書く際に気をつけるポイント

日付

提出する日付を書く

宛先

提出先の氏名、 組織名を書く

氏名

発信者の氏名

タイトル

何につての文章か ひと目でわかる タイトルにする

本文

文章は「です・ます調」にする

別記

本題の用件が分かりやすくなるような箇条書きにする

分かりやすいビジネス文書をつくる５つのポイント

相手にあいさつの言葉や感謝を伝える社交文書と違い、社内文書や社外文書では「内容が正確に速やかに伝わる」「わかりやすい文書である」必要があります。

５つのポイントに注意し、作成しましょう。

最初に結論を明記する

何の文書なのかひと目でわかる ように、最初に結論を示し、 詳細や結論に至った経緯は、 そのあとで説明するようにしましょう。

センテンスや段落は短く切る

ひとつのセンテンスは、多くても 50 字以内に抑えましょう。 数行で段落を分けると、 さらに読みやすくなります。

箇条書きを活用する

同列の内容が複数ある場合、 無理に文章にせず箇条書き にするとわかりやすくなり ます。

具体例や数字を挙げる

自分の考えを主張するだけで は、説得力をもちません。 例を挙げて根拠を示したり、 数字を明記すると効果的です。

図表を活用する

細かい項目が多いときや、数 字を比べるときには図表を使 います。

ビジネス文書の例文・テンプレート

ビジネス文書を含めて、手紙や文書にはルールがあります。

宛先に付ける「敬称」「頭語」や時候の挨拶などのルールは、早いうちにマスターできるようにしましょう。

社内文書の文例（報告書）

作成ポイントは、「誰に」「何を」伝えるか。必要な内容を揃えてから着手しましょう。

提出する日付

提出先の氏名

発信者の氏名

何についての文章かひと目でわかるタイトルにする

項目別に箇条書きにする

3項目程度で3行以内でまとめる

見出しを付ける

社外文書の文例（注文書）

何についての文章か ひと目でわかる タイトルにする

何の注文書か明確にする

支払条件の了承をお願いする

受渡場所や運送料など曖昧になりがちな事柄を明記する

社交文書（挨拶状）

宛先が部課長なら部門名を明記する

時候の挨拶と先方への敬意を払い本題に入る

異動先を記し、お世話になったお礼を述べる

発送日が基本ですが、○月吉日とするケースもある

詳細を記す。番地の記載は会社によって慣習があるが、漢字表記が正式な印象を受ける