ビジネス文書の基本的な書き方とマナー|段落や挨拶をビジネスメールにも応用
仕事を円滑に進めるために欠かせないビジネス文書。
慣れないうちは時間がかかるかもしれませんが、文書の目的と書式を覚えてしまえば、スムーズに作成できるようになります。
ビジネス文書のタイプは3種類
社内文書
報告書、議事録、計画書、稟議書、申請書、通達など、社内での伝達を確実に行うためのもの。
社外文書
請求書など、お客様との取引を円滑に行うためのもの。
社交文書
あいさつ状、お礼状、見舞状、招待状など、社外の人に向けてお祝いやお悔やみの気持ちを伝えるためのもの。
社内文書の例
社内文書を書く際に気をつけるポイント
日付
提出する日付を書く
宛先
提出先の氏名、 組織名を書く
氏名
発信者の氏名
タイトル
何につての文章か ひと目でわかる タイトルにする
本文
文章は「です・ます調」にする
別記
本題の用件が分かりやすくなるような箇条書きにする
分かりやすいビジネス文書をつくる5つのポイント
相手にあいさつの言葉や感謝を伝える社交文書と違い、社内文書や社外文書では「内容が正確に速やかに伝わる」「わかりやすい文書である」必要があります。
5つのポイントに注意し、作成しましょう。
最初に結論を明記する
何の文書なのかひと目でわかる ように、最初に結論を示し、 詳細や結論に至った経緯は、 そのあとで説明するようにしましょう。
センテンスや段落は短く切る
ひとつのセンテンスは、多くても 50 字以内に抑えましょう。 数行で段落を分けると、 さらに読みやすくなります。
箇条書きを活用する
同列の内容が複数ある場合、 無理に文章にせず箇条書き にするとわかりやすくなり ます。
![箇条書きを活用する説明画像](https://www.ma-support.co.jp/wp/wp-content/uploads/2018/08/kajyou.jpg)
具体例や数字を挙げる
自分の考えを主張するだけで は、説得力をもちません。 例を挙げて根拠を示したり、 数字を明記すると効果的です。
![具体例や数字を挙げる説明画像](https://www.ma-support.co.jp/wp/wp-content/uploads/2018/08/gutai.jpg)
図表を活用する
細かい項目が多いときや、数 字を比べるときには図表を使 います。
ビジネス文書の例文・テンプレート
ビジネス文書を含めて、手紙や文書にはルールがあります。
宛先に付ける「敬称」「頭語」や時候の挨拶などのルールは、早いうちにマスターできるようにしましょう。
社内文書の文例(報告書)
作成ポイントは、「誰に」「何を」伝えるか。必要な内容を揃えてから着手しましょう。
提出する日付
提出先の氏名
発信者の氏名
何についての文章かひと目でわかるタイトルにする
項目別に箇条書きにする
3項目程度で3行以内でまとめる
見出しを付ける
社外文書の文例(注文書)
何についての文章か ひと目でわかる タイトルにする
何の注文書か明確にする
支払条件の了承をお願いする
受渡場所や運送料など曖昧になりがちな事柄を明記する
社交文書(挨拶状)
宛先が部課長なら部門名を明記する
時候の挨拶と先方への敬意を払い本題に入る
異動先を記し、お世話になったお礼を述べる
発送日が基本ですが、○月吉日とするケースもある
詳細を記す。番地の記載は会社によって慣習があるが、漢字表記が正式な印象を受ける
ご質問・疑問点などあればお気軽にお問合せ下さい。
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![古谷治子 写真](https://www.ma-support.co.jp/wp/wp-content/uploads/2022/12/01.jpg)
マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。
![](https://www.ma-support.co.jp/wp/wp-content/uploads/2023/07/shigotonokihon.jpg)
出典:「仕事の基本」が身につく本