訪問のビジネスマナー|段取り次第で決まる

企業を訪問する際には、事前の準備や段取りが大切です。

目的を最大限に達成できるように、しっかりと準備をして訪問しましょう。

訪問の段取り

訪問前の準備

1.アポイントをとる

必ず事前に連絡をして、相手の都合を伺い、訪問の日と時間決めます。｢近くまで来たので、ご挨拶に。。。｣と急に訪問する場合でも、事前に相手の都合を電話でお聞きしましょう。

2.訪問の目的

何のために訪問するのかを明確にして伺います。相手にも訪問の目的は伝えておきましょう。重要な打ち合せでは、相手にも準備が必要です。

3.所要時間

おおよその予定所要時間を伝えることで、相手も次の予定が立てやすくなります。

4.訪問人数

複数人で訪問する際は人数も伝えます。先方も応接室やミーティングルームの準備が変わってきます。

5.場所の確認

複数のビルに入居している会社もあります。アポイントをとる際に、訪問するビル名や階数なども確認しましょう。

訪問に際して

行き方(交通手段)

地図や路線図等で、電車での移動時間、駅からの所要時間を確認します。時間は余裕を持って見積もりましょう。

身だしなみを整える

出かける前には、失礼のないように、身だしなみを整えて出かけましょう。ネクタイ、靴、髪などをチェックします。

持ち物をチェックする

書類、名刺、筆記用具はもちろん、必要なものを確認します。名刺入れの中の名刺の補充も忘れずに。訪問先の住所や電話番号なども、メモして携帯しましょう。

到着してからのマナー

早めに着く

できれば、約束の時間の１０分前には到着し、身だしなみを整え、携帯をマナーモードにします。コートなどについたホコリや汚れを建物に入れないよう、コートやマフラーは社屋に入る前に脱いでおくのが正しいマナーです。また、雨の場合、傘は折りたたんでから社屋に入り、できるだけ室内に水滴が落ちないようにします。

入口に近い席が下座

会議室や応接室に通されたら、入口に一番近い席で待ちます。後で、奥の席を勧められたら移動します。

椅子に荷物はダメ

カバンなどの荷物は、基本的には床に置きましょう。コートなどは外側を中にして畳んで、自分が座っている椅子の背にかけます。先方が預かってくれる場合もあります。

挨拶は皆さんに

訪問した相手にはもちろん、受付の人やお茶を運んでくれた人にも挨拶をしましょう。

訪問後の対応も大事

会って頂いたことに感謝する

訪問後には、時間をとって話を聞いてもらったことへのお礼の言葉を伝えるようにしましょう。

お礼の言葉は訪問の際にも直接伝えますが、訪問後に電話や手紙、メールなどで再度お礼を言うと、より感謝の気持ちが伝わります。

事後のお礼は、訪問した日か、遅くとも翌日にするべきです。

ただし、数日間の出張中に相手を訪問した場合などは、出張を終えて自分の会社へ戻ってからでも構いません。

アフターフォローの差が信頼作りの差

話した事をその場だけで終わらせず、後からフォローすることも相手に好印象を与えるテクニックです。

商談とは関係ない内容でも、打ち合せで話題にあがった話の資料を訪問後に送って差し上げたり、細やかな心遣いが相手の信頼を勝ち取る事も。