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80万人が学んだ!!研修会社が教えるビジネスマナー

訪問のビジネスマナー|段取り次第で決まる!

 企業を訪問する際には、事前の準備や段取りが大切です。訪問の目的を最大限に達成できるように、しっかりと準備をして訪問しましょう。

訪問の段取り

訪問前の準備

1.アポイントをとる

 必ず、事前に連絡をして、相手の都合を伺い、訪問の日と時間決めます。「近くまで来たので、ご挨拶に。。。」と急に訪問する場合でも、事前に相手の都合を電話でお聞きしましょう。

2.訪問の目的

 何のために訪問するのかを、明確にして伺います。相手にも、訪問の目的はきちんと伝えておきましょう。重要な打合せなど、相手にも準備が必要です。

3.所要時間

 だいたいの予定所要時間を伝えることで、相手も次の予定が立てやすくなります。

4.訪問人数

 複数人で訪問する際は、人数も伝えます。先方も、応接室やミーティングルームの準備が、それによって変わってきます。

5.場所の確認

 別館などビルが複数ある会社もあります。アポイントをとる際に、どのビルに伺えばよいか、また何階かなども確認しましょう。

訪問に際して

1.行き方(交通手段)

 地図や路線図等で、電車での移動時間、駅からの所要時間を確認します。時間は余裕を持って見積もりましょう。

2.身だしなみを整える

 出かける前には、失礼のないように、身だしなみを整えて出かけましょう。ネクタイ、靴、髪などをチェックします。

3.持ち物をチェックする。

 書類、名刺、筆記用具はもちろん、必要なものを確認します。名刺入れの中の名刺の補充も忘れずに。訪問先の住所や電話番号なども、メモして携帯しましょう。
訪問に際して説明画像

到着してからのマナー

1.早めに着く

 出来れば、約束の時間の10分前には到着し、身だしなみを整え、携帯をマナーモードにします。コートやマフラーは社屋に入る前に、脱いでおくのが正しいマナーです。コートなどについたほこりや汚れを建物に入れないという理由です。また、雨の場合、傘はきちんと折りたたんでから社屋に入り、室内に出来るだけ、水滴が落ちないように気を使いましょう。

2.入口に近い席が下座

 会議室や応接室に通されたら、入口に一番近い席で待ちます。後で、奥の席を勧められたら移動します。

3.椅子に荷物は×

 カバンなどの荷物は、基本的には床に置きましょう。コートなどは外側を中にして畳んで、自分が座っている椅子の背にかけます。先方が預かってくれる場合もあります。

4.挨拶は皆さんに

 訪問した相手にはもちろん、それ以外の人にも、例えば、受付の人、お茶を運んでくれた人にも、挨拶をしましょう。
到着してからのマナー説明画像

訪問後の対応も大事!

1.会って頂いたことに感謝する

 訪問後には、時間をとって話を聞いてもらったことへのお礼の言葉を伝える様にしましょう。もちろん、お礼の言葉は訪問の際にも直接伝えますが、訪問後に、電話や手紙、メールなどで再度お礼を言うと、より感謝の気持ちが伝わるでしょう。この場合、訪問した日のうちか、遅くとも翌日にするべきです。ただし、数日間の出張中に相手を訪問した場合などは、出張を終えて自分の会社へ戻ってからでも構いません。

2.アフターフォローの差が信頼作りの差

 話した事をその場だけで終わらせず、後からフォローすることも相手に印象を与えるテクニックです。商談とは関係ない内容の事でも、打合せで話題にあがった事の資料を訪問後に送って差し上げたり、細やかな心遣いが相手の信頼を勝ち取る事も。

 

にゃんこ先生の一言アドバイス!

訪問先の企業の応接室に通されてから、急に姿勢を正しても、その間にあなたは沢山の人に見られています!訪問先のビルの前まで歩き煙草なんてもっての外!!
「駅についたら、既にビジネスモードで!」(by にゃんこ先生)

にゃんこ先生画像

 

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本

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