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コミュニケーションのビジネスマナー|ビジネスコミュニケーションで人間関係構築

コミュニケーションのビジネスマナー

仕事上での人間関係

社会人になると、苦手な人とも関わる必要が出てきます。

上司、先輩、お客様との関係づくりに好き嫌いは言っていられません。

その一方で、会社を辞める最多の理由が「人間関係」なのも事実です。

コミュニケーションがうまくいけば、仕事もうまくいく。

ここでは、ビジネスコミュニケーションについて学んで行きましょう。

 

コミュニケーションは難しい!?

お互いの理解を邪魔する3つのつもり

コミュニケーションにおいて、「わかったつもり」「伝えたつもり」「聞いたつもり」は禁物。

人間関係が悪くなる原因のほとんどは「コミュニケーション不足」。

「誤解は原則・理解は偶然」という言葉の通り、考えや意見は必ずしも意図通りに伝わらないことを意識しましょう。

お互いの理解を邪魔する3つのつもり説明画像

 

コミュニケーションを拒む5つの障害

1.話し方、表現方法が悪い

自分は理解できていても、他人に話す時は筋道を立ててわかりやすく、要点を整理して話しましょう。「伝えたい事は3つあります。まずひとつ目は○○、ふたつ目は○○、最後に○○です」など、話す順序や段取りもわかりやすく工夫しましょう。

話し方、表現方法説明画像

2.固定観念や先入観がある

固定観念にとらわれると話す内容が偏ることも。自分の意見や感情に左右されず、事実にもとづいて正確に話しましょう。また、相手が内容をわかっている場合でも、「アレ」「コレ」という指示語は、ビジネス上、なるべく避けましょう。思わぬミスの元です。

指示語の会話画像

3.自分が関心のあることは相手も同じだと思いこむ

相手もその話題に関心がある、知っているはずとの思い込みは、説明不足の原因になります。特に仕事の話は、相手に知識があるか、理解しているか確認が必要です。

相手も同じだと思いこむ会話画像

4.知らないうちに好き嫌いの感情が入る

個人的な感情が入り込むと、それが無意識に態度や話し方にでてしまうもの。誰に対しても同じように接するように心がけましょう。器量の大きさや人柄もビジネスにおいても大切です。

男性画像

5.相手の外見や態度で受け取り方を変える

外見や態度にとらわれず、話の内容そのものによく耳を傾け、要点を客観的に受け取るようにしましょう。

女性が怒っている画像

 

コミュニケ―ション力を高めよう

いい人間関係を築く2つのコミュニケーション

職場でのコミュニケーション

職場でのコミュニケーションは業務内容に関するものですが、「お疲れ様です」や「ありがとうございます」などの言葉だけでも、コミュニケーションの質を高められます。プレゼン力を磨く前に、是非あいさつ力を磨くべきです。

職場でのコミュニケーション画像

プライベートでのコミュニケーション

昼休みや終業後などは個々の情報を共有するためのもの。コミュニケーションは仕事とプライベートのどちらかに偏らないようにしましょう。たまには、上司とお酒を飲みながら、本音でゆっくりと話す機会があってもいいのではないでしょうか?

プライベートでのコミュニケーション画像

 

上手な聞き方の3つのテクニック

質問のタイミング

相手が話しているときは、あいづちを打ちながら聞く。話が途切れたタイミングで質問をする。相手の話が一段落したときに、次の言葉を促す質問を少しだけ挟みましょう。うなづいているだけよりも積極的な印象が生まれます。

男女会話画像

復唱をする

相手の気持ちを受け止めて返す技術です。相手に共感を示すことでお互いの距離をぐっと縮めることができます。

復唱をする会話画像

共感の言葉を返す

相手の気持ちを受け止めて返す技術です。相手に共感を示すことで、おたがいの距離をぐっと縮めることができます。

共感の言葉を返す会話画像

 

ボディーランゲージにも気をつけよう

会話をするとき、人は話の内容はもちろん、相手の態度や表情といった視覚情報から「この人ははせっかちそう」「今はイライラしているようだ」「自信がなさそう」「話にとても興味を持っている」など、様々な情報を受けとれます。

会話におけるボディランゲージは、軽視できないのです。

印象を左右する5つの要素

1.姿勢

猫背や背筋の曲がった人は、よい印象を与えません。特に椅子に座っている時、長時間会話をしている時などは、気が緩みがちなので注意しましょう。

姿勢説明画像

2.視線

明るい表情で視線を合わせると、話を真剣に聞いている印象に。また、左目で相手の左目を見ると好印象を与えるのに効果的だとされています。

視線説明画像

3.手の位置

会話中に指先を動かしていると話に集中していない印象に。案内をする時やなにかを指し示す時は、手のひらを相手に向けましょう。「相手を受容する」という意思表示になります。

手の位置説明画像

4.足の位置

座って会話をするときは膝をそろえます。足を組むと横柄な印象を与え、足元を動かすと落ち着きのない印象を与えます。立って会話をするときは、両足をそろえて均等に体重をかけ、膝を伸ばします。

足の位置説明画像

5.癖

無意識のうちに出る癖は悪い印象を与えやすいもの。貧乏ゆすりや指先で音を出すしぐさといった癖が出ていないかチェックしましょう。

癖説明画像

 

相手が発信するサインを見逃さない

1.時計をチラチラ見る

時間がない。話を切り上げてほしい。時間が気になると時計に目がいくもの。話を切り上げ、残りは次回に持ち越すなどの対処を。

時計をチラチラ見る画像

2. あくびをする

話に飽きた。話題を変えて欲しい。あくびは退屈のサイン。軽い冗談を交えるか、早めに話を切り上げましょう。

あくびをする画像

3. 腕組みをする

自分の頭の中を整理している。相手が何か思案している場合は、一方的に話を進めず、少し間を置くことも大切です。

腕組みをする画像

4. よそ見をする

話が面白くない。興味がない。話に抑揚をつけるなどして、相手の意識を自分に向けさせるか、早めに話を切り上げましょう。

よそ見をする画像

5. 体を乗り出す

話が面白い。大変興味がある。おもしろい話ほど自然に体が前に乗り出すもの。相手の目を見て、詳しくていねいに話を進めましょう。

体を乗り出す画像

 

コミュニケーションセンスチェック

□1.人と話す事が好き
□2.自分の考えとその理由を自分から言える
□3.わからないことをそのままにせず質問できる
□4.人の長所に気付き、ほめることができる。
□5.人の意見や考えを尊重し、聞き入れる事ができる
□6.喜びや悲しみをわかちあえる
□7.周囲から自分が何を期待されているのかわかる
□8.誰の意見かにかかわらず、正しく判断できる
□9.自分の状況をしっかり把握し、行動している
□10.失敗した経験を次に活かすことができる

10点~8点
コミュニケーションの達人レベル
・・・その調子でますますコミュニケーションに磨きをかけましょう。
 
7点~4点
コミュニケーション凡人レベル
・・・意識して人と接することで、コミュニケーション力はあがりますよ。
 
3点~0点
コミュニケーションがんばろう!レベル
・・・コミュニケ―ションも経験値、がんばっていきましょう。

にゃんこ先生の一言アドバイス!

なくて七癖!こんな癖ありませんか!?

×貧乏ゆすり
×指先でトントンと音を出す
×ボールペンでカチカチを音を出す
×髪に何度も手をやる
×何度もまばたきをする

他人は、あなたの癖に気付いていても、なかなか言いにくいものです。
身内や、仲の良い友人に改めて自分の癖について聞いてみるのもいいかもしれません。

(byにゃんこ先生)
にゃんこ先生画像

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本