来訪時のビジネスマナー(来客接遇)|来社したお客様をスマートにお迎えする

お客様の応対は、受付や担当者の仕事と決めつけて、知らん顔をする人がいます。

でも、来社されたお客様は、職場で働いている一人ひとりを「会社の顔」として受け止めます。

無愛想な態度をとって「この会社は不親切だ」と思われないよう、常に意識しましょう。

社内でお客様にお会いした時は笑顔で挨拶しましょう。

会社の顔良い例説明画像会社の顔悪い例説明画像

 

来社したお客様をスマートに応対する6つのステップ

快く迎える

お客様を見かけたら、素早く椅子から立ち上がり、やわらかな笑顔でお辞儀をしながら声をかけましよう。

来社応対受付悪い例画像

 

誰が誰に会いに来たのかを確認する

相手の社名と氏名、担当者を確認し、復唱します。

誰が誰に会いに来たのかを確認説明画像

 

担当者に取り次ぐ時は、そばまで近寄る

取り次ぐ時は、必ず担当者のそばまで近寄って用件を伝えましよう。

担当者に取り次ぐ説明画像

 

お客様を部屋まで案内する

取り次ぐ時は、必ず担当者のそばまで近寄って用件を伝えましよう。

お客様案内説明画像

 

エレベーターの乗り降りはお客様が先

「応接室へご案内します」と伝え、お客様の1メートルほど斜め前を歩いて誘導します。

エレベーターの乗り降りはお客様が先説明画像

 

お待たせする場合は待ち時間を伝える

部屋まで案内したら、上席をすすめます。

お客様を待たせてしまう場合は、どのくらいで担当者が来るかを伝えます。

待ち時間を伝える説明画像

 

お茶の出す時の留意点

お茶の出す時の留意点

お客様の右手前に出す

「どうぞ」の一言を添えて、右手側にだします

お客様の右手前に出す説明画像

 

置き場所は一言確認する

書類が置いてあるときは確認して出します。

置き場所は一言確認する説明画像

 

時間が経ったら取り替える

1時間程で、新しいお茶と取り替えます。

お茶の種類を変えると親切です。

また、お客様をお待たせしているときや、全員が席に着いたときがお茶を出すタイミングです。

時間が経ったら取り替える説明画像

 

お客様をお見送りするときのルール

お客様が帰るとき、エレベーターまで見送るのが原則ですが、どこまで見送るかは、相手との関係と会合の重要度によって変わります。

お見送りの手順

ドアを開ける

お客様が帰るときは、先回りしてドアを開けます。

ドアを開ける説明画像

エレベーターまで送る

エレベーターのボタンを押してエレベーターを呼びます。

エレベーターまで送る説明画像

お辞儀をして見送る

エレベーターのドアが閉まるタイミングに合わせ、丁寧にお辞儀をして見送ります。

お辞儀をして見送る説明画像

 

お見送りをするときの注意

雑談のタイミング

エレベーターへ乗りやすい、またはドアから出やすいタイミングを考えて雑談しましょう。

雑談のタイミング説明画像

見送れないときのあいさつ

急ぎの用事で見送れないときも、部屋の出入り口や廊下のつきあたりまで付き添いましょう。

お詫びのひと言があるとていねいです。

お辞儀の画像

 

オフィスによっては、お客様が目の前を通り抜けていったり、廊下などですれ違ったりすることもあります。

自分を訪ねてきたお客様でなくても、軽く会釈をしましょう。

自分が会社の顔になっていることを忘れずに。

にゃんこ先生画像

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。


出典:「仕事の基本」が身につく本

© Management-Support-Group Ltd.

マネジメントサポートグループは人材育成と組織活性をサポートする研修企業です。

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