濱田桃子のワーク・ライフ・バランスing

 リサーチサポートのCS推進事業部係長、濱田桃子がトライする働き方改革、『ワーク・ライフ・バランス ing』。
 濱田は2018年2月に結婚し、10月から時短スタイルで勤務しています。
 そこでマネサポ編集部がインタビュー。
 時短、そしてワーク・ライフ・バランスの調和を目指して、濱田がどんな工夫をしているのか。
 同世代の働く女性たちはもちろん、女性活躍を推進する企業様へのヒントになるよう前・後編でお届けします。
 不器用でもがんばる主婦係長・濵田、今回は時短を生む、すき間時間の活用についてご紹介します。
後編:すき間時間を活用したら、一歩先に仕事が進む
—始業時間を1時間30分早めた時短スタイル、vol.1では、この勤務体制に至った経緯と通勤時間の活用法、スマホアプリを使った「To Doリスト」の作成などについて聞きました。その後、仕事はうまくピードアップできていますか?
 「To Doリスト」の作成は、社内全体で業務効率アップのために始めたものですが、その日の仕事を「見える化」し、社内で共有することで、それぞれの動きや課題が把握できて、仕事の優先順位が立てやすくなったと思います。
—リスト化することで仕事の抜け漏れも防げるようになったそうですね。リスト作りで、濱田さんが工夫していることはありますか?
 これは他のメンバーもやっていることですが、リストに所要時間を書き加えています。例えば、

 <To Do>  <○○社様・提案書作成(30分)>
 <○○商事様・見積もり作成(45分)>
 <○○研修・K先生と打ち合わせ(30分)>

といった感じです。
—今日やることすべてに所要時間を記しているんですね。
 はい、いい意味で、自分にプレッシャーというか、所要時間を書くだけで、なんとか時間内に終えようとがんばれるようになりました。不思議なもので、時間を書くだけでスピードアップできるんですね。
—やればできるといった感じでしょうか(笑)。時間が決まっているとその枠内で収めたくなりますからね。人間の習性みたいなものかも。
 以前ものんびりやっていた訳ではないですが、時間内に進められると気持ちがいいので、時間感覚が身に付くのかもしれません。それぞれの仕事にどのくらいの時間が必要か、把握しやすくもなりました。
—そうやって一つの課題で5分スピードアップして、10項目あれば、合計50分も時間が生み出せますね。箱根駅伝に出場している東洋大学のスローガンに、「その1秒をけずり出せ」というのがありますが、まとまればしっかり時短になる。
 なんでも時間をかければいい訳ではないのだと、分かりました。時間をかけることと、手早く進めることのペース配分ができるようになったというか。
 それと早く進めるためにはどうしたらいいか、常に効率化を考えるようにもなりました。
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—効率化のためにはどんな工夫をしているんですか?
 とても小さなことですが、例えば、お客様訪問の後、お礼メールに面談の内容も記載するようにしています。今までは、ひとまずお礼のメールを出し、その後に承ったことをまとめて、改めてメールしていたんですが、お礼と確認を同時にして、帰社後すぐに送信するようにしています。
 内容もコンパクトにまとめることで、先方にも確認していただきやすくなったと思います。
—メールの受信数はどこでも膨大ですから、1通でも少ない方がいいかもしれませんね。
 このやり方を始めてから、人って覚えているつもりでも忘れるんだと痛感しました。時間をおくと、やはり抜けや漏れも出てくる。すると、訂正してまた送信することになって、二度手間になるんですね。
 「あとでちゃんとやろう」と思わず、今やる、すぐやる。訪問先をでたら、移動の電車で、伺った話をスマホにメモします。それを帰社後にまとめて、すぐにメールを送ります。
—それがすき間時間の活用ですね。スマホを使ってメモするんですか。
 移動中に作成する場合は、スマホを使います。こうすると会社に戻って、PCと共有できますから。
—確かに、すき間時間でメモしておくと、間違いも防げますね。会社に帰ってからの動きも早くなりそう。次の動作を早くすることで、正確性も上がる。これはいろんなシーンで使える法則かも。
 そうですね。以前は研修の受注をいただいて資料をまとめるときも、自分でわからない点まであれこれ考えて、時間がかかっていたんです。
 今は、先に聞くべきことは聞きます。お客様にはどんどん質問してご要望を伺い、講師の先生にはプラスαのご提案を相談する、その上で、こちらのご提案をまとめる方が断然スムーズです。
 お客様側と講師側、それぞれの側面に立って、もっといい研修を作り上げていく。これも営業の仕事だと思います。
—資料作成などもスピードアップできていますか?
 もう入社5年目なので、1、2年目に比べると、半分以下のスピードで作成できるようになりました。PCスキルが上がっているのもありますが、ベースとなるフォーマットのバリエーションが増えているからだと思います。
 フォーマットはお客様の業種業態、研修内容ごとに整理して保存しています。 一から作成するよりも、断然、時短になりますね。
 メール文などもフォーマットを利用して作ると手早くできます。
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—本当に小さなことでも積み重ねていけば時短になりますね。ほかにスケジュール管理などで工夫していることはありますか?
 スケジュールは手帳で管理していますが、付箋を使ったり色分けして、一目でその日の動きが分かるように記入しています。
 あと、数時間単位で枠組みを作って記入し、やるべきことが枠内に収まらない場合は無理があるなとか、視覚的にも仕事量が分かるようにしています。
 あとは、原始的ですが、1日のタスクは優先順序ごとにファイルに入れて管理しています。一つのタスクが完了したらファイルから出して、ファイルが薄くなっていくと、仕事が進んでいるとわかる。
 午前中はファイルが分厚いんですが、午後にはだんだん薄くなっていくので「やった達」を感じますね。
 この仕事ファイルは後輩の分と自分の分とに分けて、チームで管理しています。
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—仕事の進行が見て分かるのはいい方法ですね。
 私は退社時間が周りより早いので、仕事をいかにチームで共有するかが課題です。営業は基本的に5時までは外に出ていて、その後、社に戻って業務を進めるので、後輩が私に何か聞きたいことと思っても聞けないという場合も出てきます。これは申し訳ないなと思っていて……。
—質問や相談もファイル管理やスマホアプリでできますよね。
 確かにそうですね。でも、面と向かってのコミュニケーションが大事ですから。ただ、リサーチサポートでは2018年の秋から、相談ごとは年次を守るというルールもありまして。
—年次がすぐ上の人に相談をするんですね。
 はい、1年目は2年目に、2年目は3年目に話すというスタイルです。これで、2年目でも3年目でもきちんと責任を持って答えられるようにしようというのが目的です。
—なるほど、それだと2年目でもしっかりしなきゃいと思いますよね。
 上に頼ってばかりもいられない。
 メンバーとのコミュニケーションに加えて、濱田さん自身の今後の課題は?
 やはり目標達成ですね。開拓数を増やして、もっとご紹介をいただけるようにがんばらないと。
 ご紹介をいただくには信頼関係も大事です。リサーチサポートに頼んで良かったと思っていただけるように、きめ細かく気配りして、プラスアルファのご提案ができるようにしないと。
—それができてこそ女性活躍、がんばりたいですね。プライベートと仕事とのペース配分はできるようになりましたか?
 そうですね、早起き生活で、土日も有効に使えるようになりました。前は生活が不規則になりがちで、週末の午前中を無駄にすることも多かったんですが、今は週末も早起きです。
—料理や家事も慣れてきましたか?
 料理はまだまだですが、掃除は好きなので、普段からこまめに片付けています。整理整頓ができていれば、週末の掃除機がけや拭き掃除も手早くできます。
 時間の使い方が少しうまくなったので、料理の腕も磨き中。
 仕事も目標に向かってレベルアップしていきたいです。
 濱田のチャレンジはまだまだ始まったばかりです。
 さらなる工夫、トライアルについては、またこのHP上でご紹介いたします。
 どうぞご期待ください。
前編:新米主婦と係長の両立スタート!