コラム

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80万人が学んだ!!研修会社が教えるビジネスマナー

来訪時のビジネスマナー(来客接遇)

 お客様の応対は、受付や担当者の仕事と決めて、知らん顔をする人がいます。
 でも、来社されたお客様は、職場で働いている一人ひとりを「会社の顔」として受け止めます。無愛想な態度をとって「この会社は不親切だ」と思われないよう、常に意識しましょう。

会社の顔良い例説明画像会社の顔悪い例説明画像

 社内でお客様にお会いした時は笑顔で挨拶しましょう!

来社したお客様をスマートに応対する6つのステップ

快く迎える

 お客様を見かけたら、素早く椅子から立ち上がり、やわらかな笑顔でお辞儀をしながら声をかけましよう。

来社応対受付悪い例画像

誰が誰に会いに来たのかを確認する。

 相手の社名と氏名、担当者を確認し、復唱します。
誰が誰に会いに来たのかを確認説明画像

担当者に取り次ぐ時は、そばまで近寄る

 取り次ぐ時は、必ず担当者のそばまで近寄って用件を伝えましよう。
担当者に取り次ぐ説明画像

お客様を部屋まで案内する

 取り次ぐ時は、必ず担当者のそばまで近寄って用件を伝えましよう。
お客様案内説明画像

エレベーターの乗り降りはお客様が先

 「応接室へご案内します」と伝え、お客様の1メートルほど斜め前を歩いて誘導します。
エレベーターの乗り降りはお客様が先説明画像

お待たせする場合は待ち時間を伝える

 部屋まで案内したら、上席をすすめます。お客様をまたせてしまう場合は、どのくらいで担当者が来るかを伝えます。
待ち時間を伝える説明画像

お茶の出す時の留意点

お客様の右手前に出す

 「どうぞ」の一言を添えて、右手側にだします
お客様の右手前に出す説明画像

置き場所は一言確認する

 書類が置いてあるときは確認して出します。
置き場所は一言確認する説明画像

時間が経ったら取り替える

 1時間程で、新しいお茶と取り替えます。お茶の種類を変えると親切です。 また、お客様をお待たせしているときや、全員が席に着いたときがお茶を出すタイミングです。
時間が経ったら取り替える説明画像

お客様をお見送りするときのルール

 お客様が帰るとき、エレベーターまで見送るのが原則ですが、どこまで見送るかは、相手との関係と会合の重要度によって変わります。

お見送りの手順

ドアを開ける

 お客様が帰るときは、先回りしてドアを開けます。
ドアを開ける説明画像

エレベーターまで送る

 エレベーターのボタンを押してエレベーターを呼びます。
エレベーターまで送る説明画像

お辞儀をして見送る

 エレベーターのドアが閉まるタイミングに合わせ、丁寧にお辞儀をして見送ります。
お辞儀をして見送る説明画像

お見送りをするときの注意

雑談のタイミング

 エレベーターへ乗りやすい、またはドアから出やすいタイミングを考えて雑談しましょう。
雑談のタイミング説明画像

見送れないときのあいさつ

 急ぎの用事で見送れないときも、部屋の出入り口や廊下のつきあたりまで付き添いましょう。お詫びのひと言があるとていねいです。
お辞儀の画像

オフィスによっては、お客様が目の前を通り抜けていったり、廊下などですれ違ったりすることもあります。自分を訪ねてきたお客様でなくても、軽く会釈をしましょう。 自分が会社の顔になっていることを忘れずに
にゃんこ先生画像

 

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本
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