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80万人が学んだ!!研修会社が教えるビジネスマナー

遅刻・早退・欠勤のマナー|上司になんて伝えたらよいのか?

 あなたが働く時間は、会社によって厳密に管理されています。まわりの人との信頼関係を築くためにも、ビジネスパーソンとしての常識「出退勤のルール」を必ず守りましょう。

ビジネスパーソンに求められる3つの管理

 遅刻や早退、欠勤はないに越したことはありません。そのためには日頃から自分自身の管理が必要です。
ビジネスパーソンに求められる3つの管理説明画像

遅刻・早退・欠勤にもマナーはある

 自己管理をしていても、やむを得ない事情で遅刻や早退、欠勤をしなければならない可能性は誰にでもあります。万が一の場合にも、社内、社外とも迷惑のかからないように、最善の対応をするのがビジネスマナーです。急な病気やけがなどが理由の場合以外は、遅刻、早退、欠勤には事前に届けが必要です。会社によって、フォームや提出方法は違いますが、それぞれの会社のルールに沿って出来れば早めに提出し、関係者に周知しておきましょう。

遅刻のマナー

●始業時間に遅刻してしまいそうな時は?(社内の場合)

1.始業10分前までに連絡する。
 電話で上司あるいは然るべき人に直接伝えるのがベストだが、やむを得ない場合は先にメールを入れておくのもあり。

2.どれくらい遅れるか、できる限り正確な時間を告げる。
 もし電車の事故などで時間が読めない場合は、しっかりとその旨を伝え、到着予定時間が分かった時点でまた連絡を入れる。

3.朝一番で仕事の予定があれば、先輩や同僚に引継ぎをお願いする
 こんな場合に備えて、日頃からの先輩や同僚との関係も大切にしよう。

4.遅刻の理由は正直に言うべき
 「寝坊してしまった」なんて正直に言ったら怒られるかもしれないが、作り話や嘘はばれるもの。そんな時は潔く怒られる覚悟で、正直に報告、次回から気をつけることが大切。

●外出先からの帰社が遅れるときは?

1.予定帰社時間が遅れるとわかった時点ですぐに連絡。
 あなたのスケジュールはあなただけのものではありません、あなたの予定帰社時間に合わせて打合せをしようと思っている上司、部下もいるかもしれません。面倒でも、まめに連絡を入れよう。
帰社が遅れるとき説明画像

●通勤電車が遅延、缶詰状態、電話も出来ない。。。そんな時のメールサンプル

 通勤途中で電車が止まって、缶詰状態、なんて不可抗力の場合、携帯メールでしか連絡が取れない場合もありえます。
そんな場合でも要点を押さえて、情報がきちんと伝わるような文面を心がけましょう。
 このような緊急事態に備えて、上司のメルアド、少なくとも頼りになる先輩や同僚のメルアドを携帯電話に登録しておくことをお薦めします。
 電話ができる状態になったら、必ず電話も入れましょう。
通勤電車が遅延時のメールサンプル説明画像

欠勤のマナー

体調不良など、当日連絡する場合

●始業10分前までに、上司に電話で連絡。
 上司が離席中ならひとまず同僚などに伝えてもらい、少し時間が経ってから改めて上司に連絡を。
 「休みます」と言い切るのではなく、お伺いを立てるかたちで伝えます。
 「風邪で体調を崩しまして、大変申し訳ありませんが、本日は休ませていただけないでしょうか」
 また、メールでの連絡ではなく、直接電話でつたえます。

●緊急の業務について引き継ぎをする
 その日の予定を伝え、急ぎの仕事がある場合には、誰かに代わってもらうか、
 日程をずらすなど、対応を相談します。
 取引先との打ち合わせが予定されていた場合は先方へも連絡します。

●欠勤明けにはお詫びとお礼を
 後日出社したら、上司や同僚などに必ずお詫びとお礼の言葉を伝えましょう。
 「ご迷惑をおかけしまして申し訳ございませんでした。
 □□社の**の件へ対応してくださり、ありがとうございました」

法事や結婚式、旅行など休みたい日が決まっている場合

●なるべく早く上司に相談して、休暇届けを提出・了承してもらいます。
休む日程が決まったら、上司に相談して、休暇届けを提出します。各社それぞれの様式がありますのでそれに従って記入、提出します。
●仕事に支障がないように、段取りをして休みます。
休み中、自分がいなくても仕事が滞らないように、同僚や上司ときちんと仕事の内容を確認しておきます。
●休み明けにはお礼を。
休み明けには、上司や同僚に一言お礼を、旅行などに言った場合はちょっとしたお土産などの心遣いも大切です。

早退のマナー

●体調が悪くなったり、家からの連絡などで急に早退する必要がある場合は、まずは、上司に理由を述べ許可を得ます。
●急ぎの仕事がある場合は同僚や先輩場合によっては上司に引き継いでもらいます。
●翌日出社したら、お詫びとお礼を言うのは常識です。
●早退の場合も事前にわかっている場合は、あらかじめ早退届を提出し、上司の許可を得ておきます。

 

にゃんこ先生の一言アドバイス!

万が一の場合に備えて、通勤ルートは複数用意しておきたいものです。
いつもの路線が止まった場合に、他の路線やバスでの会社までのルートがわかっていると、いざという時に、あわてないですよ!
また、自分が使っている路線の遅延情報サイトなどを携帯に登録しておくと便利ですよ。
(by にゃんこ先生)
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古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本