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80万人が学んだ!!研修会社が教えるビジネスマナー

ビジネスメール・文書のマナーと書き方

 仕事を円滑に進めるために欠かせないビジネス文書。慣れないうちは時間がかかるかも知れませんが、文書の目的と書式を覚えてしまえば、スムーズに作成できるようになります。

3つのビジネス文書

社内文書

報告書、議事録、計画書、稟議書、申請書、通達など、社内での伝達を確実に行うためのもの。

社外文書

請求書など、お客様との取引を円滑に行うためのもの。

社交文書

あいさつ状、お礼状、見舞状、招待状など、社外の人に向けてお祝いやお悔やみの気持ちを伝えるためのもの。

社内文書の例

社内文書の例説明画像

社内文書を書く際に気をつけるポイント

日付

提出する日付を書く

宛先

提出先の氏名、 組織名を書く

氏名

発信者の氏名

タイトル

何につての文章か ひと目でわかる タイトルにする

本文

文章は「です・ます調」にする

別記

本題の用件が分かりやすくなるような箇条書きにする。

 

分かりやすい文書をつくる5つのポイント

 相手にあいさつの言葉や感謝を伝える社交文書と違い、社内文書や社外文書では「内容が正確に速やかに伝わる」「わかりやすい文書である」必要があります。5つのポイントに注意し、作成しましょう。

最初に結論を明記する

何の文書なのかひと目でわかる ように、最初に結論を示し、 詳細や結論に至った経緯は、 そのあとで説明するようにしましょう。
最初に結論を明記する説明画像

センテンスや段落は短く切る

ひとつのセンテンスは、多くても 50 字以内に抑えましょう。 数行で段落を分けると、 さらに読みやすくなります。
センテンスや段落は短く切る説明画像

箇条書きを活用する

同列の内容が複数ある場合、 無理に文章にせず箇条書き にするとわかりやすくなり ます。

箇条書きを活用する説明画像

具体例や数字を挙げる

自分の考えを主張するだけで は、説得力をもちません。 例を挙げて根拠を示したり、 数字を明記すると効果的です。

具体例や数字を挙げる説明画像

図表を活用する

細かい項目が多いときや、数 字を比べるときには図表を使 います。
図表を活用する説明画像

例文・テンプレート

 ビジネス文書を含めて、手紙や文書にはルールがあります。宛先に付ける「敬称」「頭語」や時候の挨拶などのルールは、早いうちにマスターできるようにしましょう。

社内文書の文例(報告書)

作成ポイントは、「誰に」「何を」伝えるか
必要な内容を揃えてから着手しましょう。
社内文書の文例(報告書)説明画像

日付

提出する日付

宛先

提出先の氏名

氏名

発信者の氏名

タイトル

何についての文章かひと目でわかるタイトルにする

状況説明

項目別に箇条書きにする

要旨

3項目程度で3行以内でまとめる

項目別

見出しを付ける

社外文書の文例(注文書)

社外文書の文例(注文書)説明画像

タイトル

何についての文章か ひと目でわかる タイトルにする

商品名

何の注文書か明確にする

支払条件

支払条件の了承をお願いする

詳細

受渡場所や運送料など曖昧になりがちな事柄を明記する

社交文書(挨拶状)

社交文書(挨拶状)説明画像

宛先

宛先が部課長なら部門名を明記する

時候の挨拶

時候の挨拶と先方への敬意を払い本題に入る

内容

異動先を記し、お世話になったお礼を述べる

日付

発送日が基本ですが、○月吉日とするケースもある

異動先

詳細を記す。番地の記載は会社によって慣習があるが、漢字表記が正式な印象を受ける

 

古谷治子 写真

マネジメントサポートグループ代表 古谷治子
東京放送、中国新聞社にて9年間実務を経験。
その後、大学・短大等にて「就職支援講座」「ビジネス行動学」の講師を務める傍ら、心理学・カウンセリングを学ぶ。女性の自立を目的に開講した「マナーインストラクター養成講座」が雑誌等で取り上げられ話題となる。

出典:「仕事の基本」が身につく本
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